تعریف سکوت سازمانی

افراد در سازمان اغلب دارای ایده­ها، نظرات و اطلاعاتی برای ارائه روش­های سازنده در بهبود کار و سازمان خود هستند. این کارکردها، بیان کننده مفهومی به نام آوای سازمانی هستند. برخی افراد این ایده­ها را ارائه و برخی دیگر تمایلی به ارائه ایده­ها، نظرات و اطلاعات ندارند و سکوت می­ کنند که موریسن و میلیکن[1]  آن را سکوت سازمانی نام نهاده­اند (افخمی اردکانی و خلیلی صدرآباد، 68:1391). آن­ها سکوت سازمانی را به عنوان یک پدیده جمعی و تمایل کارکنان برای افشا نکردن نظریات و نگرانی­هایشان نسبت به مسائل و مشکلات سازمانی به خاطر ترس از عکس­العمل­های منفی یا مورد بی­توجهی قرارگرفتن، تعریف کرده ­اند. هم چنین بیان می­ کنند زمانی که بیش تر افراد در سازمان ترجیح می­ دهند تا نسبت به مسائل سازمانی سکوت پیشه کنند، سکوت تبدیل به پدید­ه­ای جمعی می­ شود که به آن سکوت سازمانی می­گویند (شجاعی، 52:1391).

سکوت فقط به معنای سخن نگفتن نیست بلکه می ­تواند به معنای ننوشتن، حاضر نشدن، نشنیدن و نادیده گرفتن هم باشد. هم چنین سکوت شامل صحبت یا نوشته­ای بدون اعتبار و سندیت است. علاوه براین خاموش­سازی می ­تواند اشاره به ساکت­کردن، سانسور، بازداری و سرکوب، حاشیه­نشین­سازی، ناچیزشماری، محرومیت و دیگر شکل­های تخفیف و کاستن داشته باشد. تعاریف اولیه سکوت این واژه را معادل وفاداری در نظر می­گرفتند و بیان می­کردند که بیان نکردن نگرانی­ها و نظرات در واقع چیز اشتباهی نیست اما تحقیقات جدید نشان می­ دهند که جو سکوت در سازمان­ها می ­تواند منجربه ستاده­های نامطلوب سازمانی شود (Aylsworth, 2010,p.317).

سکوت سازمانی پدیده‌ای است که در آن کارکنان سازمان به علل مختلف از اظهار نظر در مورد مسائل سازمان خودداری کرده و سکوت اختیار می‌کنند. سکوت یک علامت بسیار مهم بیماری، استرس، پیری، افسردگی و یا ترس در سازمان به شمار می‌رود و مدیران باید در اولین فرصت عامل آن را ردیابی و برطرف نمایند. بی­توجهی به این موضوع می‌تواند سبب اتفاقات وخیم­تر و حتی مرگ سازمان شود (Pinder & Harlos, 2011,p.230).

برینسفیلد[2]  بیان می­ کند که سکوت کارکنان پدیده­ای است مسری، چند بعدی، قابل اندازه ­گیری و بطور معناداری با دیگر پدیده­های سازمانی در ارتباط است (Zehir & Erdogan, 2011, p.337).

ون­دین[3] و همکاران  این تعریف را از سکوت سازمانی ارائه داده­اند: خودداری عمدی کارکنان از بیان عقاید و نظرات و اطلاعات مربوط به کار (Maria, 2011, p.223).

اگر چه سکوت سازمانی بطور کلی به عدم ابراز ایده­ها، اطلاعات و نظرات کارکنان بطور عمدی اطلاق می­گردد، اما با توجه به انگیزه­هایی که در کارمند برای سکوت وجود دارد، ماهیت آن متفاوت خواهد بود. برخی اوقات رفتار سکوت می ­تواند به دلیل تسلیم بودن فرد نسبت به هر شرایطی، گاهی به دلیل ترس و وجود رفتارهای محافظه کارانه و برخی اوقات نیز به منظور ایجاد فرصت برای دیگران و اظهار عقاید آن­ها باشد (Tulubas & Celep, 2012, p.1223). افرادی که ایده­ها، نظرات و اطلاعات خود را نتوانند بیان کنند و سکوت پیشه کنند اغلب دچار استرس، اضطراب، نارضایتی و افسردگی شده و نهایتاً علاقه به کار و تعهد شغلی آن­ها کاهش می­یابد و این عوامل سبب ترک شغل آن­ها می­ شود (Perlow & Repenning, 2012, p.201).

سنج[4] جو سکوت را این­گونه بیان می­ کند: سازمان­ها در حالتی مانند “شیوه تفکر سیلو مانند” فعالیت می­ کنند که در آن افراد تمایل دارند تا مشکلات را در حوزه وظیفه ­ای خود حل و فصل کنند و تعاملات موجود میان بخش­های مختلف را نادیده می­گیرند. بنابراین افراد دوست دارند تا درباره این موضوعات فقط در خلوت خود به بحث بپردازند. سنج ادامه می­دهد که چون برخی از مدیران مدت­های مدیدی را در محیط­هایی سپری کرده ­اند که ترس و تهدید و سکوت، هنجارهای غالب بوده ­اند. بنابراین نمی­توانند گزینه دیگری را غیر از این موارد تصور کنند. این فضای محدود برای صادق بودن نسبت به مسائل سازمانی منجربه ساکت ماندن، تقویت نارضایتی­های موجود و بوجود آمدن هنجارهای ایجاد سکوت برای افراد تازه وارد می­ شود (Dimitris & Vakola, 2013, p.9).

[1] Morrison & Milliken

[2] Berinsfild

سازمان‌های یادگیرنده و دانشی

طی ١٠ سال گذشته، عوامل اقتصادی، اجتماعی و فناوری متعدد به طور فزاینده­ای تشدید و موجب تغییر کلی محیط کار شده ­اند. این تغییرات چنان سریع اتفاق افتاده و رقابت نیز چنان زیاد شده است که سازمان‌های دایناسوری عظیم با مغزهای کوچک رشد یافته در قرن بیستم، نمی­توانند در دنیای جدید قرن بیست ویکم داوم بیاورند­. هریسون اون (1991) در کتاب خود با عنوان “ببرسواری: انجام کسب و کار در دنیای در حال تحول” می­نویسد: “زمانی وظیفه­ی اصلی کسب وکار، سودآوری و تولید محصول بود. اکنون وظیفه­ی اصلی کسب و کار تبدیل شدن به سازمان یادگیرنده­ی اثربخش از تغییرات رخ داده است (Owen, 1991). این بدان معنی نیست که سود و محصول، دیگر مهم نیست بلکه بدین معناست که بدون یادگیری مستمر دستیابی به آن‌ ها ناممکن خواهد بود". به طور خلاصه، تغییرات عوامل خارجی مستلزم انطباق یا انقراض سازمانی هستند و تنها شرکت‌هایی که بتوانند خود را به نیروی محرکه­ی هوشمندتر

و کارآمدتر در برابر تغییرات، تبدیل کنند، در هزاره­ی نوین موفق خواهند بود. همان طور که یکی از پیشگامان سازمان‌های یادگیرنده به نام رجینالد ریوانز[1] (١٩٨2) اشاره می‌کند: “یادگیری در درون سازمان باید مساوی یا بیشتر از تغییر خارج از سازمان باشد، در غیر این صورت سازمان میمیرد” (Revans, 1982). در نتیجه، سازمان‌هایی که سریع­تر یاد می­گیرند، با سرعت بیشتری خود را با شرایط محیطی تطبیق داده و مزیت­های استراتژیک چشمگیری را در دنیای کسب و کار به دست می­آورند. سازمان یادگیرنده­ی نوین قادر است که نبوغ جمعی افراد خود را در سطوح فردی، گروهی و سازمانی پرورش دهد. این قابلیت که با شرایط سازمانی، فناوری، مدیریت دانش و توانمندسازی افراد عجین می­ شود، سازمان‌ها را قادر میسازد تا از تبعات منفی رقابت به دور باشند. هشت عامل مهمی که دنیای کسب و کار را تغییر داده و یادگیری سازمانی گسترده را در قرن بیست و یکم اجتناب ناپذیر خواهند نمود، به شرح زیر هستند

١. جهانی سازی و اقتصاد جهانی

2. فناوری
3. تحول اساسی دنیای کار
4. نفوذ فزاینده‌ی مشتری
5. پیدایش دانش و یادگیری به عنوان دارایی­ های عمده­ی سازمانی
6. تغییر نقش‌ها و انتظارات کارکنان
7. تنوع و تحرک نیروی کار
8. تغییر و آشوب‌های در حال گسترش

این ضرورت­ها باعت شد تا در اوایل دهه­ ١٩٩٠، تعدادی از سازمان‌ها فرایند تبدیل شدن به سازمان یادگیرنده را آغاز کنند. شرکت­هایی چون کورنینگ، فدرال اکسپرس، فورد، جنرال الکتریک، موتورولا و پسیفیک بل در آمریکا، شرکت­های آ.ب.ب، رور و شیرنس استیل در اروپا و شرکت‌های سامسونگ و هواپیمایی سنگاپور در آسیا را می­توان جزو اولین پیشگامان موفق این دهه نامید. این شرکت­ها دریافتند که گسترش همکاری، یادگیری­های سازمانی وسیع و بهبود خدمات و محصولات ناشی از آن بهترین راه حفظ بقا و موفقیت است. چراکه انتظارات و انتخاب­های مشتریان شرکت­ها

را مجبور می­ کند تا به طور مستمر راه­های جلب رضایت مشتری را یاد بگیرند و تغییرات سریع و مداوم در مهارت­ هایی که کارکنان نیاز دارند، آن‌ ها را به اجبار به سازمان‌هایی یادگیرنده مبدل خواهد کرد. سازمانی که قادر باشد تمام این

عوامل را کنترل نموده و به نحوی نظام­مند موجب هم­افزایی آن‌ ها گردد، مسیر موفقیت را برای صعود به مرحله­ی بعدی زندگی سازمانی که همان یادگیری است، بپیماید. آنچه افراد و سازمان‌ها برای بقا و موفقیت باید بیاموزند چیزی جز دانش جدید و مرتبط نیست (رادینگ، 1383).

[1]. Reginald Revans.

با وجود آنکه دانش به آسانی قابل اندازه گیری نیست، سازمان‌ها بایستی دانش را به منظور دستیابی به مزایایی که از مهارت‌ها، تجارب و دانش ضمنی کارمندان در سیستم و ساختارشان، قابل اکتساب است، به طور مؤثر مدیریت کنند (Hung et al, 2005). بدلیل اینکه اغلب تعاریف ارائه شده از سوی پژوهشگران بیشتر بر پایه زمینه‌ها و علایق شخصی آنان بوده است، لذا یکی از مهمترین چالش‌های شناسایی شده، توانایی فهم مدیریت دانش و اهداف آن است  (Pina et al, 2013). دیدگاه‌های متفاوت در مفهوم دانش می ­تواند به تعاریف متفاوت مدیریت دانش منجر شود و بنابراین جای تعجب نیست که نتایج مورد انتظار مدیریت دانش نیز، به صورت متفاوت تعریف شده‌اند. در همین راستا، برخی از تعاریف مدیریت دانش برگرفته از مطالعات پیشین در جدول 2-1 نشان داده شده است.

جدول2- 1 تعاریف مدیریت دانش طی 15 سال اخیر (Wallace et al, 2011)

تحلیل تعاریف ارائه شده نشان می­دهد که بسیاری از آن‌ ها در یک مورد دارای شباهت می­باشند و آن اینکه مدیریت دانش منجر به بهبود عملکرد سازمانی می­گردد. به عبارتی، از تعاریف جدول 2-1 یک چنین برمی­آید که اگر کوشش‌های مدیریت دانش به صورت منظم و متفکرانه انجام، شود؛ سازمان را در برنامه‌ریزی راهبردی خود توانا خواهد ساخت، کارایی و نوآوری را بهبود خواهد بخشید، فرایند تصمیم ­گیری و حل مسایل را بهبود می­دهد، ارزش بهتری برای سازمان و مشتریان ایجاد کرده و عملکرد سازمانی را به صورت منظم، افزایش میدهد.

الگوهای چهارگانه ایجاد دانش در هنگام تغییرات پروژه های سازمانی

نوناکا (١٩٩۵)، استاد مدیریت دانشگاه هیتوتسوباشی در توکیو، چنین می­نویسد: “شرکت­های موفق، سازمان‌هایی هستند که به طور ثابت به خلق دانش نوین از تغییرات رخ داده و توزیع آن در سراسر سازمان پرداخته به سرعت این دانش نوین را در فناوری­های محصولات نوین به کار می­گیرند". در واقع او می­خواهد بیان کند که “ایجاد دانش باید جزء کانون استراتژی سازمانی شرکت” باشد (Nonaka & Takeuchi, 1995). نوناکا، چهار الگوی تعاملی بین دانش ضمنی و صریح را در ایجاد یا توسعه دانش سازمانی شناسایی نموده است:

ـ ضمنی به ضمنی: این شکل رشد دانش هنگامی اتفاق می­افتد که فرد دانشی را به شخص دیگری در یک رابطه­ای استاد شاگردی انتقال دهد.

ـ صریح به صریح: ترکیب و تلفیق دانش صریح موجود حاصل می­ شود، همانند زمانی که شرکت گردآوری و ترکیب اطلاعات را کنترل می­ کند.

ـ ضمنی به صریح: هنگامی اتفاق می­افتد که فردی دانش موجود را کسب کرده و به دانش ضمنی خودش اضافه می­نماید و دانش جدیدی را که می ­تواند در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته شود، ایجاد می­ کند.

ـ صریح به ضمنی: این شکل خلق دانش هنگامی رخ می­دهد که دانش صریح نوین به وسیله اعضای سازمان برای خلق دانش ضمنی جدید درونی می­ شود، همانند زمانی که فرایند بودجه ­ریزی نوین پیشنهادی بازرس شرکت، به شیوه­ استاندارد انجام امور کسب و کار تبدیل می­ شود.

الگوهای چهارگانه­ی مزبور در شرکت­های دانش محور، به طور پویا در یک چرخه­ی مارپیچی دانش با هم در تعامل هستند.

این الگوها، به نیروی خلق دانش نوین تبدیل می­شوند به طوری که تعاملات مختلف بین آن‌ ها، تعهد شخصی و انرژی قابل توجهی ایجاد می­ کنند.

فعالیت‌های خلق دانش: سازمان ممکن است تعدادی از فعالیت­های زیر را برای ارتقای خلق دانش انجام دهد:

یادگیری عملی. این رویکرد به خلق دانش، رهیافتی است که شامل کارکردن بر روی مسائل واقعی، تمرکز بر کسب یادگیری و سپس اجرای راه­حل­ها است. معادله­ یادگیری عملی بدین ترتیب است: یادگیری = دانش برنامه ­ریزی شده (دانشی که در حال حاضر به کار گرفته می­ شود) + سؤال کردن (بصیرت­های جدید در   حوزه­ هایی که هنوز شناخته نشده اند). یادگیری عملی، تجربه و دانش فرد یا گروه را به وسیله­ی افزایش مهارت و طرح سؤالات ارزیابی که منجر به دانش نوین می­شوند، ایجاد می­ کند.

حل نظام­مند مسأله. کارکنان باید در اندیشه کردن خود، توجه بیشتری به جزییات داشته، به طور مستمر بر دقت تأکید کرده، و برای دستیابی به علل عوامل به فراتر از عارضه­های مشهود توجه نمایند (Edwards, 2008).

آزمایش (تجربه). این شکل خلق دانش متفاوت از یادگیری عملی و حل سیستماتیک مسأله است. برای اینکه نه توسط موقعیت­های فعلی یا مشکلات بلکه به وسیله­ی فرصت­ها و توسعه افق­ها برانگیخته می­ شود. مثال­های مربوط به آزمایش (تجربه)، شامل توسعه نوآوری­های اصیل از طریق پژوهش و توسعه، پروژه­ های مقدماتی، و تلاش­ های پژوهشی مستقل و یک بعدی می­باشد. آزمایش ممکن است به شکل برنامه‌های مستمر یا از نوع پروژه های تجربی باشد.

یادگیری از تجربیات گذشته. شرکت­های یادگیرنده از طریق بازنگری موفقیت­ها و ناکامی­های خود، ارزیابی سیستماتیک آن‌ ها، انتقال و تثبیت آموخته­ها به شیوه­ای که حداکثر بازدهی را برای سازمان خواهد داشت، دانش ایجاد می­ کنند.

ذخیره دانش

سازمان‌ها پیش از آنکه به منظور بازیابی بعدی، اقدام به ذخیره­ی دانش کنند، باید اطلاعات مهم را شناسایی کرده، بهترین روش حفظ آن را تعیین نمایند. سازمان‌ها از طریق ارزیابی، پژوهش و آزمایش به اطلاعات معنی می­بخشند. ذخیره­ی دانش، سیستم­های فنی از قبیل رکوردها و بانک اطلاعاتی و فرایندهای انسانی را مانند حافظه­ جمعی و فردی و اجماع نظرات، به کار می­گیرد.

سیستم ذخیره­ی دانش باید دارای موارد ذیل باشد:

ـ ساختاری که اجازه می­دهد سیستم، اطلاعات را به طور سریع و صحیح دریافت و ارائه کند؛

ـ طبقه بندی (اطلاعات) از قبیل رویدادها، سیاست­ها یا رویه­ ها که بر پایه نیازهای یادگیری انجام می­ شود؛

ـ توانایی ارائه­ اطلاعات مورد نیاز به صورت روشن و دقیق؛ و

ـ محتوایی که دقیق و به موقع بوده و همواره در دسترس است.

سازمان به کمک سیستم ذخیره­ی دانش، قادر به حفظ و نگهداری دانش می­ شود؛ در این صورت دانش، دارایی شرکت می­ شود. بدین ترتیب دانش شب­ها به خانه نمی­رود و یا هنگامی که کارمندی ترک خدمت می­ کند، شرکت آن را از دست نمی­دهد (Coakes et al, 2010).

تحلیل و داده کاوی

داده ­کاوی، یکی از جدیدترین ابزارهای تحلیلی برای تواناسازی سازمان‌ها جهت یافتن معنی و مفهوم در    داده ­های آن‌ ها است. کارکنان به وسیله کشف الگوهای جدید یا متناسب نمودن مدل­ها با داده­ ها، می­توانند اطلاعات را برای کمک به توسعه استراتژی­ها و پاسخگویی به سؤالات پیچیده­ کسب و کار، ذخیره و سپس استخراج کنند. امروزه نرم­افزاری توسعه یافته است که بتواند حجم عظیمی از اطلاعات را تحلیل و الگوهای پنهان را شناسایی نماید. در حالی که فرایند تحلیلی آنلاین می ­تواند پاسخگوی سؤالات مدیران باشد، نرم­افزار داده ­کاوی پاسخگوی سؤالاتی از مدیران است که هنوز بدان فکر نکرده ­اند (Chua & Goh, 2008).

وظایف متعددی برای داده ­کاوی وجود دارد؛ از قبیل، طبقه ­بندی، پیش بینی، خوشه بندی، خلاصه­سازی و مدل­سازی وابستگی­ها وکشف تغییر و انحرافات. روش­های داده ­کاوی شامل شیوه ­های مبتنی بر نمونه قوائد و درخت تصمیم، رگرسیون غیرخطی و طبقه­ای، مدل­های احتمالی وابستگی گرافیکی، یادگیری ارتباطی و عاملان هوشمند است.